Algemene Voorwaarden

Over deze Voorwaarden

Deze Algemene Voorwaarden ("Voorwaarden") zijn van toepassing op uw toegang tot en gebruik van het NotaryX elektronisch ondertekeningsplatform ("Dienst"). Door een account aan te maken of de Dienst te gebruiken, gaat u akkoord met deze Voorwaarden. Als u de Dienst gebruikt namens een organisatie, verklaart u dat u bevoegd bent om die organisatie aan deze Voorwaarden te binden.

Onze verwerking van persoonsgegevens is beschreven in ons Privacybeleid.

Wie wij zijn

NotaryX is een handelsnaam van Yepyr B.V., een bedrijf geregistreerd in Nederland. Yepyr B.V. exploiteert het NotaryX-platform onder deze handelsnaam.

Adres

Stadionstraat 11 C11, 4815 NC Breda, Noord-Brabant, Nederland

Kamer van Koophandel (KvK)

93769792

BTW-nummer

NL866521641B01

DUNS

965507505

Telefoon

+31 76 833 0102 (ook bereikbaar via WhatsApp)

Geschiktheid en accounts

Om de Dienst te gebruiken, moet u:

• Ten minste 18 jaar oud zijn of de wettelijke meerderjarigheid in uw rechtsgebied hebben bereikt
• Nauwkeurige en volledige registratie-informatie verstrekken
• De beveiliging van uw accountgegevens handhaven
• Ons onmiddellijk op de hoogte stellen van onbevoegde toegang tot uw account

U bent verantwoordelijk voor alle activiteit die plaatsvindt onder uw account. Wij kunnen in de toekomst aanvullende authenticatiemaatregelen introduceren (zoals tweefactorauthenticatie) om de accountbeveiliging te verbeteren.

De Dienst

NotaryX biedt een elektronisch ondertekeningsplatform waarmee u documenten kunt uploaden, handtekeningvelden kunt definiëren, ondertekenaars kunt uitnodigen en ondertekende documenten met bijbehorende bewijsgegevens kunt genereren. De Dienst is ontworpen om elektronische ondertekeningsworkflows te faciliteren en gegevens te bewaren die de integriteit van het ondertekeningsproces ondersteunen.

NotaryX biedt geen juridisch advies. Wij garanderen niet dat elektronische handtekeningen die met de Dienst zijn aangemaakt juridisch geldig of afdwingbaar zijn in een bepaald rechtsgebied of voor een bepaald doel. U bent verantwoordelijk voor het bepalen of elektronische handtekeningen geschikt zijn voor uw gebruik.

Ondertekeningsverzoeken en bewijsgegevens

Wanneer u een ondertekeningsverzoek aanmaakt, verwerkt de Dienst uw document, bezorgt ondertekeningsuitnodigingen aan de door u aangewezen partijen, verzamelt handtekeningen en andere veldinvoer, en genereert een definitief ondertekend document samen met een bewijspakket.

Bewijsgegevens kunnen tijdstempels, IP-adressen, user agent-informatie en cryptografische hashes bevatten. Deze gegevens zijn bedoeld om de integriteit en onweerlegbaarheid van het ondertekeningsproces te ondersteunen. Bewijsgegevens worden bewaard conform onze gegevensbewaringspraktijken.

Klantinhoud

U behoudt eigendom van alle documenten, gegevens en andere inhoud die u naar de Dienst uploadt ("Klantinhoud"). Door Klantinhoud te uploaden, verleent u NotaryX een beperkte, niet-exclusieve, herroepbare licentie om:

• Klantinhoud te hosten, op te slaan en te verwerken om de Dienst te leveren
• Definitieve ondertekende documenten en bewijspakketten te genereren
• Compliance-, audit- en ondersteuningsfuncties binnen de Dienst uit te voeren

NotaryX claimt geen eigendom van Klantinhoud. Deze licentie is beperkt tot wat nodig is om de Dienst te leveren en eindigt wanneer uw Klantinhoud uit onze systemen wordt verwijderd.

U bent verantwoordelijk voor het waarborgen dat u de nodige rechten heeft om Klantinhoud te uploaden en te verwerken via de Dienst, en dat dergelijke inhoud geen toepasselijke wetten of rechten van derden schendt.

Aanvaardbaar gebruik

U gaat ermee akkoord de Dienst niet te gebruiken om:

• Inhoud te uploaden, verzenden of verwerken die onwettig, schadelijk, bedreigend, beledigend, lasterlijk of anderszins verwerpelijk is
• Toepasselijke wet- en regelgeving te schenden
• Intellectuele eigendomsrechten of privacyrechten van anderen te schenden
• Malware, virussen of andere schadelijke code te verzenden
• Onbevoegde toegang tot de Dienst of haar systemen te proberen te verkrijgen
• De Dienst of servers te verstoren of te onderbreken
• De Dienst te gebruiken voor frauduleuze doeleinden of om fraude te faciliteren
• Toegangscontroles of gebruikslimieten te omzeilen

Wij behouden ons het recht voor om uw toegang tot de Dienst op te schorten of te beëindigen als wij redelijkerwijs geloven dat u deze bepalingen voor aanvaardbaar gebruik heeft geschonden.

Kosten, facturering en betaling

Toegang tot bepaalde functies van de Dienst vereist een betaald abonnement. Door u te abonneren op een betaald plan, gaat u akkoord met het betalen van de toepasselijke kosten.

Facturering

Abonnementen worden maandelijks vooraf gefactureerd, tenzij anders overeengekomen. Alle prijzen worden weergegeven exclusief BTW, tenzij anders vermeld. BTW wordt toegepast waar wettelijk vereist.

Betaling

Betalingen worden verwerkt door Mollie B.V. (Nederland). Door te betalen machtigt u ons en Mollie om de transactie te verwerken en, waar van toepassing, mandaten voor terugkerende betalingen te gebruiken. U gaat ermee akkoord nauwkeurige factureringsgegevens te verstrekken en deze up-to-date te houden.

Niet-betaling

Als betaling mislukt of niet wordt ontvangen, kunnen wij de toegang tot de Dienst opschorten totdat betaling is gedaan. Voortdurende niet-betaling kan resulteren in beëindiging van uw account.

Terugbetalingen

Kosten worden over het algemeen niet gerestitueerd, behalve waar vereist door toepasselijke wetgeving of zoals anders vermeld in deze Voorwaarden.

Prijswijzigingen

Wij kunnen onze prijzen van tijd tot tijd wijzigen. Prijswijzigingen worden vooraf gecommuniceerd en zijn van toepassing op volgende factureringsperiodes.

Proefperiodes en planlimieten

Wij kunnen gratis tiers of proefperiodes aanbieden met beperkte functionaliteit of gebruikslimieten. Gratis tiers en proefperiodes worden aangeboden zoals ze zijn en kunnen te allen tijde worden gewijzigd of beëindigd. Gebruik boven planlimieten kan een upgrade naar een hoger tier vereisen.

Beschikbaarheid, onderhoud en wijzigingen

Beschikbaarheid

Wij streven naar redelijke beschikbaarheid van de Dienst maar garanderen geen ononderbroken toegang. De Dienst kan tijdelijk onbeschikbaar zijn door onderhoud, updates of omstandigheden buiten onze controle.

Onderhoud

Wij kunnen gepland of noodonderhoud uitvoeren dat tijdelijk de toegang tot de Dienst beïnvloedt. Waar praktisch mogelijk, geven wij vooraf kennisgeving van gepland onderhoud.

Wijzigingen aan de Dienst

Wij kunnen functies van de Dienst van tijd tot tijd wijzigen, updaten of beëindigen. Wij zullen ons inspannen om kennisgeving te geven van wezenlijke wijzigingen die uw gebruik van de Dienst aanzienlijk beïnvloeden.

Intellectueel eigendom

Platform-IE

Het NotaryX-platform, inclusief de software, het ontwerp, handelsmerken en alle gerelateerde intellectuele eigendom, is eigendom van YEPYR Holding B.V. Yepyr B.V. exploiteert de Dienst onder licentie. Niets in deze Voorwaarden verleent u rechten op onze intellectuele eigendom, behalve het beperkte recht om de Dienst te gebruiken zoals hierin beschreven.

Klantinhoud

Zoals hierboven vermeld, behoudt u eigendom van uw Klantinhoud. NotaryX verwerft geen eigendomsrechten op Klantinhoud.

Feedback

Als u suggesties, ideeën of feedback over de Dienst verstrekt, mogen wij dergelijke feedback gebruiken zonder verplichting jegens u.

Vertrouwelijkheid

Wij behandelen Klantinhoud en accountinformatie als vertrouwelijk. Wij zullen uw vertrouwelijke informatie niet bekendmaken aan derden, behalve waar nodig om de Dienst te leveren, zoals vereist door de wet, of met uw toestemming. Onze verplichtingen met betrekking tot persoonsgegevens zijn beschreven in ons Privacybeleid.

Diensten van derden

De Dienst maakt gebruik van externe dienstverleners voor infrastructuur, betalingen en andere functies:

• UpCloud (Finland) — Infrastructuur en hosting in de EU
• Mollie (Nederland) — Betalingsverwerking
• Moneybird (Nederland) — Facturering en boekhouding
• Microsoft 365 — Administratieve activiteiten

Uw gebruik van de Dienst is ook onderworpen aan de voorwaarden van deze externe leveranciers waar van toepassing (inclusief de betalingsvoorwaarden van Mollie voor gekozen betaalmethoden). Wij selecteren leveranciers die aansluiten bij onze toewijding aan EU-gegevensverwerking, maar wij zijn niet verantwoordelijk voor de handelingen of nalatigheden van derden.

Disclaimers

De Dienst wordt geleverd "zoals deze is" en "zoals beschikbaar" zonder garanties van welke aard dan ook, expliciet, impliciet of wettelijk. Voor zover maximaal toegestaan door toepasselijke wetgeving, wijzen wij alle garanties af, inclusief impliciete garanties van verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel en niet-inbreuk.

Wij garanderen niet dat de Dienst foutvrij, veilig of ononderbroken zal zijn, of dat deze aan uw specifieke eisen zal voldoen. Wij doen geen uitspraken over de juridische geldigheid of afdwingbaarheid van elektronische handtekeningen in enig rechtsgebied.

Beperking van aansprakelijkheid

Voor zover maximaal toegestaan door toepasselijke wetgeving, zijn NotaryX en haar gelieerde ondernemingen, functionarissen, werknemers en agenten niet aansprakelijk voor enige indirecte, incidentele, speciale, gevolg- of punitieve schade, of enig verlies van winst, omzet, gegevens of gebruik, voortvloeiend uit of gerelateerd aan deze Voorwaarden of de Dienst.

Onze totale cumulatieve aansprakelijkheid voor claims voortvloeiend uit of gerelateerd aan deze Voorwaarden of de Dienst is beperkt tot de bedragen die u aan ons heeft betaald in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de claim, of honderd euro (€100), welke hoger is.

Deze beperkingen zijn niet van toepassing op aansprakelijkheid die niet kan worden uitgesloten of beperkt onder toepasselijke wetgeving, inclusief aansprakelijkheid voor fraude of opzettelijk wangedrag.

Vrijwaring

U gaat ermee akkoord NotaryX en haar gelieerde ondernemingen te vrijwaren van claims, schade, verliezen of kosten (inclusief redelijke juridische kosten) voortvloeiend uit uw gebruik van de Dienst, uw Klantinhoud, of uw schending van deze Voorwaarden.

Beëindiging

Beëindiging door u

U kunt uw account te allen tijde sluiten via de Dienst of door contact met ons op te nemen. Bij beëindiging vervalt uw recht om de Dienst te gebruiken.

Beëindiging door ons

Wij kunnen uw toegang tot de Dienst opschorten of beëindigen als u deze Voorwaarden schendt, indien wettelijk vereist, of als wij de Dienst stopzetten. Waar praktisch mogelijk, geven wij kennisgeving vóór beëindiging.

Effect van beëindiging

Bij beëindiging blijven bepalingen van deze Voorwaarden die naar hun aard dienen voort te duren van kracht, inclusief secties over intellectueel eigendom, disclaimers, beperking van aansprakelijkheid en toepasselijk recht.

Gegevensbewaring en verwijdering

Bij beëindiging van het account bewaren wij uw gegevens gedurende een overgangsperiode (doorgaans 30 dagen) om herstel bij onbedoelde opzegging of behandeling van factureringskwesties mogelijk te maken. Na de overgangsperiode worden uw Klantinhoud en bijbehorende gegevens verwijderd conform onze gegevensbewaringspraktijken.

Verwijderde gegevens kunnen gedurende een beperkte periode in back-ups blijven bestaan (doorgaans tot 8 weken voor wekelijkse back-ups) totdat die back-ups verlopen. Wij zijn niet verplicht gegevens te bewaren of kopieën van uw gegevens te verstrekken na verwijdering.

Toepasselijk recht en geschillen

Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen voortvloeiend uit of verband houdend met deze Voorwaarden of de Dienst zijn onderworpen aan de jurisdictie van de bevoegde rechtbanken in Nederland.

Voordat u formele procedures start, moedigen wij u aan contact met ons op te nemen om te proberen een geschil informeel op te lossen.

Wijzigingen in deze Voorwaarden

Wij kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd bijwerken. Bij wezenlijke wijzigingen werken wij het versienummer en de datum bovenaan deze pagina bij en, waar passend, informeren wij u per e-mail of via de Dienst. Uw voortgezet gebruik van de Dienst nadat wijzigingen van kracht worden, vormt aanvaarding van de herziene Voorwaarden.

Contact

Als u vragen heeft over deze Voorwaarden, neem dan contact met ons op:

E-mail: hey@notaryx.eu

Voor privacy-gerelateerde zaken kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via dpo@notaryx.eu.